W ramach przygotowań do Tygodnia Integracji firma Mace, globalne przedsiębiorstwo doradcze i budowlane z siedzibą w Londynie, zatrudniające około 7 500 osób na pięciu kontynentach, rozpoczęła wdrażanie Słonecznika Ukryte Niepełnosprawności.
Zarządzanie wdrożeniem programu w tak dużej, międzynarodowej organizacji wymagało skoordynowania wielu procesów - od zgodności z regulacjami prawnymi, budżetowania i zamówień, po organizację wydarzeń inauguracyjnych i kampanii komunikacyjnych obejmujących różne sektory firmy.
Jak tak duża globalna organizacja skutecznie przeprowadziła ten proces? O tym rozmawialiśmy z przedstawicielami Mace.
Dlaczego warto, aby firmy dołączyły do Słonecznika Ukryte Niepełnosprawności?
Dołączając do Słonecznika, Twoja firma zyska narzędzia do rozpoznawania i wspierania osób z ukrytymi niepełnosprawnościami, a także pewność w udzielaniu im dodatkowej pomocy. Może to oznaczać np. zapewnienie większej ilości czasu na przygotowanie i przetwarzanie informacji czy stosowanie jasnego i zrozumiałego języka.
Oprócz wspierania klientów z niewidocznymi niepełnosprawnościami, firmy wdrażają Słonecznik także wewnętrznie - wspierając swoich pracowników i rozwijając strategię różnorodności i inkluzywności. Słonecznik może stać się katalizatorem zmian, który otwiera rozmowy o barierach, jakie napotykają osoby z niepełnosprawnościami, oraz przełamuje stereotypy i uprzedzenia w miejscu pracy.
Gayle Doyle, Senior Project Manager i współprzewodnicząca sieci wsparcia osób z niepełnosprawnościami w Mace - Enabled at Mace, podzieliła się strategią firmy dotyczącą wdrażania Słonecznika na skalę globalną:
Dlaczego Mace dołączyło do globalnej sieci Słonecznika?
„Jeszcze przed pandemią Covid-19 zauważyliśmy, że nierówności związane z niepełnosprawnościami się pogłębiają, a postawy społeczne wobec osób z niepełnosprawnościami w miejscu pracy wymagają zmiany. Nasza sieć wsparcia, Enabled at Mace, została założona w 2020 roku, aby otworzyć dyskusję na ten temat. Jednak zauważyliśmy, że na spotkania przychodziły te same osoby.
Słonecznik dał nam wyjątkową okazję, by zaangażować wszystkich - otworzyć rozmowy o wpływie niepełnosprawności na życie, o możliwych dostosowaniach w miejscu pracy oraz o tym, jak wiele osób w naszej społeczności Mace może mieć ukryte niepełnosprawności, ale je maskować.
Poprawa kultury wokół niepełnosprawności w naszej firmie to nie tylko część naszej strategii D&I, ale także kluczowy element rozwoju Mace jako organizacji.
Nasza droga do Słonecznika zaczęła się od prostego zdania: „Powinniśmy to zrobić”. Z tego prostego pomysłu zrodziła się zmiana, którą chcieliśmy wprowadzić - wykorzystując Słonecznik, by stworzyć pozytywną transformację kulturową wokół niepełnosprawności i umożliwić naszym pracownikom bycie sobą w miejscu pracy.”
Jak wdrożyć Słonecznik na skalę globalną?
„Musieliśmy wykonać kilka ważnych zadań, aby ustalić, czy możemy kontynuować projekt na szczeblu globalnym.
Budżet: Chcieliśmy zapewnić pracownikom na całym świecie smycze „Noszę Słonecznik” oraz „Wspieram Słonecznik” i pokryć ich koszt jako firma. Pierwsze wdrożenie w kilku biurach i kluczowych lokalizacjach sfinansowano z budżetu sieci wsparcia Enabled at Mace. W dalszej perspektywie ustaliliśmy, że kolejne pakiety startowe dla firm będą finansowane na poziomie projektów.
Współpraca z zespołem Słonecznika: Musieliśmy opracować szkolenia, dostawy produktów i wydarzenia inauguracyjne
Zgodność z regulacjami: Należało dostosować program do przepisów w różnych regionach, w tym uwzględnić RODO i umowy NDA na materiały szkoleniowe.
Mace jest organizacją składającą się głównie z kierowników projektów, dlatego też utworzyliśmy zespół projektowy i opracowaliśmy plan, który obejmował:
- Proces zarządzania projektem, w tym regularne spotkania kontrolne.
- Szkolenia dla ambasadorów ds. dobrostanu i zespołu ds. wartości społecznej, kluczowych dla powodzenia wdrożenia.
- Wydarzenie dla łańcucha dostaw w ramach Mace Business School.
- Spotkania „kawa i rozmowa” organizowane przez Enabled at Mace, umożliwiające zadawanie pytań i dzielenie się doświadczeniami w bezpiecznej przestrzeni.
- Kampania komunikacyjna przed i w trakcie wdrożenia.
- Zamówienia i logistyka, aby zapewnić dostępność produktów Słonecznika na dzień wdrożenia, także dla pracowników zdalnych.
- Budżet i finanse, w tym zatwierdzenie kosztów przez zarząd i współpraca z dostawcami.
„Dzięki zespołowi ekspertów z różnych działów i regionów, wspólnym spotkaniom wewnętrznym i współpracy z zespołem Słonecznika Ukryte Niepełnosprawności, udało się doprowadzić projekt do realizacji i skutecznie wdrożyć Słonecznik w Mace na całym świecie.”
Jak zapewniliście, że pracownicy czuli się poinformowani, zaangażowani i wspierali inicjatywę przed wdrożeniem Słonecznika?
„Komunikację dotyczącą Słonecznika rozpoczęliśmy trzy tygodnie przed jego oficjalnym wdrożeniem w Mace. Informacje były przekazywane za pośrednictwem różnych kanałów komunikacji dostępnych dla naszych globalnych zespołów, w tym poprzez nasze sieci społecznościowe, intranet Mace oraz w comiesięcznych wiadomościach dla menedżerów.
Kluczowe znaczenie miało zaangażowanie kadry kierowniczej, aby wszyscy pracownicy mogli aktywnie uczestniczyć w programie Słonecznika. Jako firma obchodzimy Tydzień Integracji Mace, który odbył się tydzień po wewnętrznym wdrożeniu Słonecznika. Podczas panelu dyskusyjnego poświęconego tematowi „Siła tkwi w Tobie” kluczowi prelegenci nosili smycze Słonecznika, co znacząco zwiększyło widoczność inicjatywy.
W dniu oficjalnego wdrożenia wzmocniliśmy przekaz o Słoneczniku poprzez:
- ekran blokady z logo Słonecznika oraz baner na intranecie dla całej globalnej organizacji,
- wydarzenia inauguracyjne w biurach i kluczowych lokalizacjach,
- plakaty informacyjne z kodami QR dla zespołów wewnętrznych i zewnętrznych,
- szczegółowy artykuł na intranecie zawierający informacje, materiały, filmy szkoleniowe oraz linki do produktów Słonecznika,
- publikacje w mediach społecznościowych na temat wdrożenia, powiązane z Tygodniem Integracji Mace.”
Jak skoordynowaliście globalny dzień wdrożenia Słonecznika?
Wdrożyliśmy Słonecznik Ukryte Niepełnosprawności w 14 wybranych biurach i lokalizacjach projektowych na całym świecie. Nasi ambasadorzy ds. dobrostanu oraz zespoły recepcyjne przeszły wcześniej szkolenie dotyczące Słonecznika i przygotowały swoje miejsca pracy, dekorując je plakatami oraz innymi materiałami informacyjnymi.
W jednej z naszych lokalizacji firma Frosts Landscapes dostarczyła nasiona słonecznika i doniczki, umożliwiając pracownikom zasadzenie kwiatów jako symboliczne upamiętnienie tego wydarzenia. Produkty słonecznikowe zostały zamówione z wyprzedzeniem, aby mieć pewność, że będą dostępne w różnych biurach i lokalizacjach w dniu premiery. Wydarzenia w poszczególnych lokalizacjach miały różny charakter:
- W niektórych biurach odbyły się formalne prezentacje dotyczące programu,
- W innych członkowie Enabled at Mace rozmawiali z pracownikami wchodzącymi do biura, przybliżając im ideę Słonecznika.
Dodatkowo opublikowaliśmy na intranecie i w mediach społecznościowych szczegółowe artykuły informacyjne oraz materiały szkoleniowe, w tym filmy Słonecznika Ukryte Niepełnosprawności, a także informacje o miejscach, w których można otrzymać smycze i przypinki.”
Jaki wpływ miał Słonecznik Ukryte Niepełnosprawności na Waszą firmę?
„Wdrożenie programu spowodowało ogromną zmianę kulturową wokół niepełnosprawności w Mace. Widoczność smyczy Słonecznika zainicjowała wiele rozmów i sprawiła, że pracownicy poczuli się bardziej komfortowo, wiedząc, że pracują w organizacji, która aktywnie ich wspiera i zachęca do bycia sobą w miejscu pracy.
Nasi menedżerowie biur i ambasadorzy ds. dobrostanu w pełni zaangażowali się w wdrożenie, dekorując przestrzenie biurowe, wysyłając codzienne e-maile na temat różnych rodzajów ukrytych niepełnosprawności oraz organizując oficjalne prezentacje z zespołem Słonecznika Ukryte Niepełnosprawności. To zaangażowanie przełożyło się na pozytywny odbiór zarówno w biurach, jak i inncy lokalizacjach, a wielu pracowników poczuło się na tyle pewnie, by otwarcie mówić o swoich ukrytych niepełnosprawnościach lub o tym, jak mogą stać się lepszymi sojusznikami.
Nasi klienci i dostawcy, którzy do tej pory zaangażowali się w program, wyrażają bardzo pozytywne opinie na temat wpływu Słonecznika i chcą dowiedzieć się, jak mogą rozszerzyć jego zasięg w swoich organizacjach.”
Jak zapewniacie, że pracownicy pozostaną zaangażowani w inicjatywę Słonecznika?
„Jako firma, Mace regularnie udostępnia Rozmowy Słonecznika - cotygodniowy podcast zespołu Słonecznika Ukryte Niepełnosprawności - aby utrzymać temat Słonecznika w świadomości pracowników. Zespół projektowy przeprowadził również sesję podsumowującą wnioski z wdrożenia i opracował plan działań na rzecz trwałości inicjatywy, który będzie realizowany przez kluczowych interesariuszy z Mace Business School oraz sieci Enabled at Mace.
Wdrożyliśmy również Słonecznik jako część naszego standardu logistycznego na placach budowy, co oznacza, że wszystkie przyszłe projekty będą zobowiązane do rozpoznawania i wspierania inicjatywy. Dodatkowo współpracujemy z innymi działami naszej firmy nad opracowaniem pakietów informacyjnych, które pomogą w skutecznym komunikowaniu korzyści płynących ze Słonecznika - zarówno wewnątrz Mace, jak i poza organizacją.”