À la suite du lancement du Tournesol en préparation de la Semaine nationale de l’inclusion, nous avons rencontré Mace, un groupe international de conseil et de construction dont le siège est à Londres et qui emploie environ 7 500 personnes sur cinq continents. Entre les procédures de gouvernance, les budgets, la gestion des commandes de produits, l’organisation des événements de lancement et la communication auprès de nombreuses entités, comment une organisation d’une telle envergure a-t-elle coordonné le déploiement du programme ?
Pourquoi est-il important pour les entreprises de rejoindre HD Sunflower ?
En devenant membre du Tournesol, votre entreprise dispose des outils nécessaires pour reconnaître et soutenir les personnes vivant avec un handicap invisible, tout en gagnant en confiance pour leur apporter une aide ou un accompagnement adaptés. Cela peut se traduire par le fait de leur accorder davantage de temps pour se préparer, traiter les informations ou communiquer au moyen d’un langage clair et simple.
Au-delà du soutien apporté aux clients vivant avec un handicap invisible, les entreprises utilisent également le Tournesol pour accompagner leurs collaborateurs et renforcer leurs engagements en faveur de la diversité et de l’inclusion. Le Tournesol agit souvent comme un véritable catalyseur, en favorisant une culture où les personnes se sentent plus à l’aise pour parler de leur handicap, en ouvrant le dialogue sur les obstacles auxquels elles sont confrontées et en faisant évoluer les mentalités ainsi que les perceptions du handicap au sein du monde professionnel.
Gayle Doyle, Senior Project Manager et coprésidente du réseau handicap de Mace, Enabled at Mace, partage la stratégie mise en œuvre par Mace pour déployer avec succès le Tournesol à l’échelle mondiale. Voici ce qu’elle nous a expliqué sur les raisons qui ont conduit Mace à devenir membre :
Pourquoi Mace a-t-elle rejoint le réseau mondial du HD Sunflower?
« Bien avant la pandémie de Covid-19, Mace avait constaté que les inégalités liées au handicap s’accentuaient et que les mentalités à l’égard des personnes en situation de handicap au travail devaient évoluer. Notre réseau dédié au handicap, Enabled at Mace, a été créé en 2020 afin d’encourager les échanges sur le handicap. Cependant, nous avons remarqué que c’étaient toujours les mêmes collaborateurs qui participaient à nos événements.
Le Tournesol nous a offert une occasion unique d’amener l’ensemble de nos collaborateurs à parler du handicap : de son impact sur les personnes, des aménagements raisonnables pouvant être mis en place au travail, mais aussi du nombre de personnes au sein même de la communauté Mace qui pouvaient vivre avec un handicap invisible tout en le dissimulant sur leur lieu de travail.
Faire évoluer la culture de l’entreprise autour du handicap ne fait pas seulement partie de notre stratégie en matière de diversité et d’inclusion ; c’est également un élément essentiel des priorités stratégiques de Mace pour progresser ensemble.
Notre aventure avec le Tournesol a commencé lorsqu’un collègue a simplement déclaré : “Nous devrions le faire.” À partir de cette idée simple, Mace a défini le changement que nous souhaitions impulser : utiliser le Tournesol pour favoriser une évolution culturelle forte et positive autour du handicap, afin que davantage de nos collaborateurs se sentent à l’aise d’être pleinement eux-mêmes au travail. »
Comment mettre en œuvre le Tournesol à l’échelle mondiale ?
« Plusieurs points essentiels devaient être examinés avant de déterminer si nous pouvions déployer le projet à l’échelle mondiale.
Tout d’abord, le budget. Nous souhaitions fournir les cordons « Je porte le Tournesol » et « Je soutiens le Tournesol » à nos équipes dans le monde entier, avec un financement assuré par l’entreprise. Il nous fallait donc définir le modèle économique du projet. Le lancement initial dans plusieurs bureaux et sur certains sites majeurs a été financé par le budget de notre réseau handicap, Enabled at Mace. Il a ensuite été convenu que, pour intégrer durablement le Tournesol dans notre entreprise, les packs de démarrage Tournesol destinés aux entreprises seraient, à l’avenir, financés au niveau de chaque projet.
En collaboration avec l’équipe du HD Sunflower, nous avons ensuite défini les modalités de mise en œuvre des formations Tournesol, de la fourniture des produits et de l’organisation des événements de lancement.
Notre proposition devait également respecter les différentes procédures de gouvernance en vigueur dans les diverses régions, notamment les exigences juridiques telles que le RGPD ainsi que l’accord de confidentialité (NDA) relatif aux vidéos de formation.
Mace est une entreprise composée de nombreux chefs de projet ; il était donc tout naturel de constituer une équipe projet et d’élaborer un plan comprenant notamment :
- Notre processus de gouvernance, y compris les réunions de suivi.
- Les actions nécessaires pour former nos ambassadeurs du bien-être et notre équipe en charge de l’impact social, qui ont joué un rôle essentiel dans le lancement.
- La préparation de notre événement destiné à la chaîne d’approvisionnement, organisé par la Mace Business School.
- L’organisation d’une session « café et échanges » du réseau Enabled at Mace, permettant aux membres de poser leurs questions et de partager leurs expériences dans un espace sûr et bienveillant.
- Les actions de communication menées avant et pendant le lancement du programme.
- Les précommandes nécessaires afin que les produits Tournesol soient disponibles pour le lancement, ainsi que les modalités permettant aux collaborateurs travaillant à distance ou sur les principaux sites de commander des produits prépayés.
- Les aspects financiers, notamment l’approbation du budget par le Conseil d’administration, la création des fournisseurs dans nos systèmes, etc.
Comme vous pouvez l’imaginer, tout cela a mobilisé des collaborateurs issus de différentes entités et de plusieurs régions du monde. Cette équipe s’est réunie régulièrement, aussi bien en interne qu’avec l’équipe du HD Sunflower, afin de garantir le succès du projet et de faire avancer les différentes actions nécessaires pour être prêts le jour du lancement. »
Comment avez-vous veillé à ce que les collaborateurs soient informés, impliqués et favorables à l’initiative avant le lancement du Tournesol ?
« Nous avons commencé notre campagne de communication autour du Tournesol trois semaines avant le lancement du HD Sunflower. Nous avons veillé à diffuser les informations via les différents canaux de communication utilisés par nos équipes dans le monde entier, notamment nos réseaux sociaux internes, l’intranet de Mace ainsi que nos mémos mensuels destinés aux managers.
L’engagement de la direction a été déterminant pour favoriser l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs au programme Tournesol. Chaque année, Mace célèbre la Semaine nationale de l’inclusion à travers sa propre « Mace Inclusion Week », qui s’est tenue la semaine suivant le lancement interne du Tournesol. Lors de la table ronde consacrée au thème « the power of you », les principaux intervenants portaient un cordon Tournesol, offrant ainsi une forte visibilité au programme.
Le jour du lancement, nous avons renforcé la visibilité du Tournesol grâce aux actions suivantes :
- Un écran de verrouillage et une bannière sur l’intranet aux couleurs du Tournesol, déployés dans l’ensemble de l’entreprise à l’échelle mondiale.
- Des événements de lancement organisés dans les bureaux et sur les principaux sites.
- Des affiches Tournesol avec des codes QR destinées aux collaborateurs internes et aux intervenants externes.
- Un article complet sur l’intranet regroupant des informations, des ressources, des vidéos de formation et des liens vers les produits Tournesol.
- Des articles publiés sur nos réseaux sociaux internes à l’occasion du lancement, en lien avec la Mace Inclusion Week. »
Comment avez-vous coordonné le lancement mondial du Tournesol ?
« Nous avons lancé le HD Sunflower dans 14 bureaux et sites de projet présélectionnés à travers le monde. Nos ambassadeurs du bien-être et nos équipes d’accueil avaient déjà suivi la formation Tournesol et préparé leurs sites avec des décorations et des affiches aux couleurs du Tournesol. Sur l’un de nos sites, Frosts Landscapes a fourni des graines de tournesol et des pots afin que les équipes sur place puissent les planter pour marquer l’événement. Les produits Tournesol avaient été précommandés afin d’être disponibles dans les différents bureaux et sur les différents sites le jour du lancement.
Les événements organisés variaient d’un site à l’autre : dans certains bureaux, des présentations formelles du programme ont été proposées, tandis que dans d’autres, les membres du réseau Enabled at Mace accueillaient leurs collègues à leur arrivée et échangeaient avec eux.
Nous avons également publié des articles détaillés sur notre intranet et nos réseaux sociaux internes, comprenant des informations, des ressources de formation (y compris les vidéos du HD Sunflower), ainsi que des indications expliquant où les collaborateurs pouvaient se procurer des cordons et des badges. »
Quel impact le HD Sunflower a-t-il eu sur votre entreprise ?
« Le lancement du programme a profondément fait évoluer la culture de Mace autour du handicap. La visibilité des cordons a suscité de nombreuses conversations et a permis à beaucoup de collaborateurs de se sentir plus à l’aise au sein d’une entreprise qui souhaite réellement les soutenir afin qu’ils puissent être pleinement eux-mêmes au travail.
Nos responsables de bureaux et nos ambassadeurs du bien-être se sont pleinement investis dans le lancement : ils ont décoré les bureaux, envoyé chaque jour des communications sur différents types de handicaps invisibles et organisé des présentations avec l’équipe du HD Sunflower. L’engagement observé sur les sites et dans nos bureaux a été très positif et a encouragé de nombreux collaborateurs à parler de leur propre handicap invisible ou à réfléchir à la manière dont ils peuvent devenir de meilleurs alliés.
Les clients et fournisseurs qui se sont engagés à nos côtés jusqu’à présent ont également accueilli très favorablement l’impact du Tournesol et souhaitent comprendre comment étendre davantage cette initiative au sein de leurs propres organisations. »
Comment veillez-vous à maintenir l’engagement des collaborateurs envers le Tournesol ?
« Chez Mace, nous partageons chaque semaine Sunflower Conversations, le podcast hebdomadaire de l’équipe du HD Sunflower, afin de maintenir le Tournesol au cœur des préoccupations de chacun. L’équipe projet a également organisé une session de retour d’expérience (« lessons learnt ») et intégré plusieurs actions à un plan de pérennisation, qui sera piloté par des représentants de la Mace Business School et du réseau Enabled at Mace.
Nous avons également intégré le Tournesol à notre référentiel logistique de chantier, ce qui rend désormais obligatoire, pour tous les futurs projets, la reconnaissance et le soutien du Tournesol. Par ailleurs, nous travaillons avec d’autres équipes de l’entreprise à l’élaboration de kits d’information qui les aideront à présenter les bénéfices du Tournesol, tant en interne qu’auprès de partenaires externes. »